english

Toimimaton sisäinen viestintä näkyy asiakkaalle

Julkaistu 13.09.2019

Työntekijöiden motivaation ja työtehon kannalta sisäisen viestinnän toimivuudesta kannattaa pitää huolta. Sisäinen viestintä on usein kuitenkin valitettavasti se, mistä yrityksessä tingitään ensimmäisenä. Sisäisen viestinnän keinot ovat monenlaisia – tärkeää on löytää omalle henkilöstölle sopivin tapa.

Sisäinen viestintä on tarpeellista kaikissa yrityksissä, oli kyse sitten viiden hengen toimistosta tai tuhansien työntekijöiden konsernista. Keinot viestimiseen ovat vain erilaiset. Sisäisen viestinnän keinoja on nykyään kymmeniä: Whatsapp-viestit, sähköpostit, erilaiset sovellukset ja vanha kunnon ilmoitustaulu. Kaikki keinot eivät sovi kaikille yrityksille, mutta kaikille yrityksille sopii jokin sisäisen viestinnän keino. 

Harvoin tulee ajatelleeksi, että sisäistä viestintää ovat myös esimerkiksi sosiaalisen median ohjeistukset ja erilaiset esityspohjat. Yhtenäinen tapa toimia ja esitellä yritystä lähtevät sisältä ja näkyvät ulos. Nykyisen sähköisen viestinnän aikakaudella on erityisen tärkeää, että esimerkiksi sosiaalisen median pelisäännöt ovat yrityksessä kaikille selviä.  

Viestimällä vältät väärän tiedon leviämisen 

Kuvitellaan ison kuluttajien kanssa työskentelevän yrityksen kohdalle tilanne, jossa sisäinen viestintä voisi pelastaa monta harmia: asiakas soittaa yrityksen asiakaspalveluun ja haluaa tietää, minkälainen huoltokäytäntö hänen hankkimallaan tuotteella on. Asiakaspalvelu kertoo asiakkaalle, miten asian kanssa edetään. Asiakas kertoo, että on saanut yrityksen sisältä erilaista informaatiota, jolloin asiakaspalvelija joutuu noloon tilanteeseen. Selviää, että käytäntö on muuttunut, mutta asiakaspalvelijan osastolle tieto ei ole vielä kiirinyt. Tilanteen jälkeen työntekijää harmittaa ja asiakas on tyytymätön. 

Toinen kuviteltu tilanne taas voisi olla se, että yrityksessä on tapahtumassa fuusio, mutta päättäjät kertovat muutoksesta vasta viimeisenä työntekijöilleen. Työntekijöille tulee helposti olo, että heitä ei arvosteta ja heihin ei luoteta. Samalla tosiasioiden panttaaminen aiheuttaa äkkiä huhupuheita ja huolta työntekijöiden keskuudessa. Samanlainen ongelma voi kohdata minkäkokoista firmaa tahansa. 

Yrityksen on hyvä muistaa, että huono sisäinen viestintä näkyy pahimmillaan asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille. Mitä paremmin työntekijöille viestitään, sitä paremmin he voivat hoitaa työnsä. Motivoitunut työntekijä on yrityksen arvokkaimpia voimavaroja. 

Kokeile omalle yritykselle sopivia viestinnän tapoja

Toimiva sisäinen viestintä on hyvää johtamista, mutta myös vuorovaikutusta työntekijän kanssa. Sisäisen viestinnän kohdalla on myös mahdollista vähän revitellä: kirjoita hauska viikkoviesti, jossa kerrot olennaiset asiat tai pidä kerran viikossa pullapalaveri, jossa jokainen pääsee kertomaan työtehtäviensä tilanteesta. Muista myös, että kaikki työntekijät eivät istu päätteen ääressä. Hyödynnä siis hissien ja käytävien seinät, jotta viesti menee varmasti perille.

Kuten kaikki viestintä, myös sisäinen viestintä kaipaa suunnittelua. Mikäli yritykseksi kaipaa ideoita sisäiseen viestintään, ota yhteyttä! 

Kirjoittanut Minna Seppälä

Voimmeko olla avuksi?

Päivi Luoti

Asiakkuusjohtaja, osakas
puh. 050 358 6012
paivi.luoti@telegraafi.fi

LinkedIn >

Tilaa uutiskirje