english

PowerPoint – uhka vai mahdollisuus?

Julkaistu 12.04.2019

PowerPoint on kaikille tuttu ja perinteikäs esitystyökalu, jonka maine on ehkä hieman kärsinyt visuaalisen ilotulituksen keskellä. Tämä elävä legenda on kuitenkin mainettaan parempi työkalu, jonka käyttö ei suinkaan ole rakettitiedettä. Kun uppoutuu PowerPointin uumeniin riittävän pitkäksi aikaa, ymmärtää työkalun mahdollisuudet – ja niitähän riittää. 

Törmään työssäni usein esityksiin, joiden visuaalinen laatu on jäänyt pahasti sisällön jalkoihin. Usein ongelmana on se, että yhdellä dialla on yksinkertaisesti aivan liikaa tavaraa. Lisäksi esitykset ovat rakenteeltaan tylsiä, sijoittelutapa on jämähtänyt 90-luvulle, kuvien laatu on huono ja niiden käyttö on vanhanaikaista.

Vaikka PowerPoint on varsin yksinkertainen työkalu, se antaa mahdollisuuden erittäin laadukkaiden ja näyttävien esitysten luomiseen. Jo pienillä muutoksilla saa esitykseen huomattavasti näyttävämmän ja laadukkaamman twistin. PowerPoint-esitys antaa usein ensivaikutelman yrityksestä, ja siksi sen laatuun kannattaa satsata. 

10 askelta parempaan PowerPoint-esitykseen

  1. Suunnittele esityksen rakenne. Mieti esitykseen tulevat pää- ja alaotsikot sekä niihin liittyvät sisällöt huolellisesti. Kokoa tarvittava materiaali kasaan ja suunnittele dioille looginen järjestys. Mieti myös sopiva rytmi kuvien ja tekstien välille. 

  2. Rakenna esitys nykyaikaiseen HD-näytön kokoon. Kun valitset dian kuvasuhteeksi 16:9, saat esityksen näkymään hienosti leveällä HD-näytöllä.

  3. Käytä yritykselle suunniteltua esityspohjaa. Jokaisella yrityksellä tulee olla persoonallinen esityspohja, joka noudattaa yrityksen visuaalista ilmettä. Esityspohjasta löytyy yrityksen ilmeen mukaiset fontit, värit ja kuvamaailma. PowerPointin valmiit pohjat toimivat hienosti yläasteen esitelmissä, mutta ei yritysmaailmassa.

  4. Kokeile rohkeasti erilaisia sijoitteluja. Älä tyydy tavanomaiseen asetteluun, jossa otsikko on dian vasemmassa yläreunassa ja sen alta löytyy ranskalaisia viivoja. Kokeile esimerkiksi sijoittaa pelkkä otsikko dian keskelle kuvan tai väripohjan päälle. Tai jaa dia puoliksi ja sijoita teksti kapeampaan tekstilaatikkoon dian oikeaan reunaan. Leikittele isolla fonttikoolla, käytä laajoja väripintoja ja kokeile erilaisia kuvan rajausmuotoja. 

  5. Hyödynnä suuria kuvia. Käytä esityksessä yrityksen visuaalisen ilmeen mukaista kuvitusta ja mieti, mikä kuva tukee sisältöä parhaiten. Isot korkealaatuiset kuvat vangitsevat ja rohkeat rajaukset tekevät esityksestä mielenkiintoisemman. Yhtenäinen kuvamaailma läpi esityksen saa aikaan harmonisen ja laadukkaan vaikutelman. 

  6. Vähemmän on enemmän. Älä laita liikaa materiaalia yhteen diaan, vaan jaa pitkä teksti mieluummin kahdelle tai kolmelle eri dialle. Dian vaihtaminen käy nopeasti nappia painamalla, joten ei kannata pelästyä diojen suurta määrää. Ilmava asettelu miellyttää katsojan silmää ja tuo sisällön paremmin esille.

  7. Tiivistä, yhdistele ja karsi. Hyödynnä listoja, käytä lyhyitä lauseita, tiivistä mahdollisimman paljon ja yhdistele toisiinsa sopivia asioita. Jätä esitykseen vain välttämättömät sisällöt ja karsi pois ne yksityiskohdat, jotka voit puhua itse katsojalle.

  8. Unohda turhat kikkailut. Laadukas esitys ei kaipaa efektejä tai animaatioita. Vältä myös kuvatehosteita, kuten varjostuksia ja liukuvärjäystä sekä paksuja reunaviivoja. Erilaiset sivusiirtymät tekevät esityksestä usein levottoman, joten käytä niitä harkiten. Unohda vanhan PowerPointin Clip Art -kuvat, koska ne ovat 90-luvun heiniä.

  9. Tarkista oikeinkirjoitus. Kun kaikki tarvittava materiaali on sijoiteltu esitykseen, tarkista kirjoitusvirheet. Hyvä ja selkeä kieli luo laadukkaan ja ammattimaisen vaikutelman.

  10. Varmista yhtenäisyys. Huolehdi siitä, että isojen otsikoiden, väliotsikoiden ja leipätekstin koko on kaikilla dioilla sama. Tarkista myös, että fontti on sama koko esityksessä tai käytä korkeintaan kolmea eri fonttia.

PowerPoint-esityksestä huokuva visuaalinen karisma ei synny hetkessä, mutta näiden kymmenen askeleen avulla pääsee jo pitkälle. Kun toimiva esityspohja on luotu, sen käyttö on helppoa ja esitykset ovat tekijästä riippumatta aina yrityksen ilmeen mukaisia. Jos esityksen luominen tuntuu ahdistavalta tai yritykseltä puuttuu esityspohja, kannattaa pyytää apua ammattilaiselta.

Tarvitsetko apua PowerPoint-esityksen tekemiseen? Ota yhteyttä, niin ryhdytään hommiin!

P.S. Mikäli haluat viedä esityksesi vielä astetta korkeammalle tasolle, kokeile esimerkiksi Preziä

Kirjoittanut Essi Rantanen