english

Vinkit tapahtumaviestintään

Julkaistu 02.01.2018

Kevät tuo mukanaan paljon messuja ja muita tilaisuuksia. Ne ovat yleensä kohtuullisen kalliita investointeja yritykselle, joten on tärkeää, että niistä saa parhaan hyödyn irti. Oletko siis miettinyt, miten ja kuka hoitaa viestinnän messujen osalta?

Alle on koottuna muistilista tapahtumaviestintään. Käy se läpi hyvissä ajoin, mielellään kun messusuunnitelmia ja -varauksia vasta tehdään.

  1. Kokoa tiedot nettisivuille. Tee messuille tai muulle tapahtumalle oma sivu, jossa kerrot mitä tuotteita tai palveluita esittelette ja mikä on tapahtuman ohjelma. Pidä mielessä hyötynäkökulma: mitä sellaista on tarjolla, jonka takia asiakas tulisi teitä varta vasten tapaamaan. Laita näkyviin myös tapahtumatarjoukset, yhteystiedot ja mistä teidät löytää. Kerro myös tarvitseeko tapahtumaan rekisteröityä tai ilmoittautua?

  2. Lähetä kutsu tai tieto tapahtumasta ajoissa. Kalenterit täyttyvät hurjaa tahtia, joten ennakkotieto on hyvä laittaa noin kuukautta ennen ja muistuttaa vielä edellisellä viikolla. Jos kyse on isosta tapahtumasta, joka vie koko päivän, voi laittaa save the date -ilmoituksen jo paljon aiemmin.

  3. Muista media. Onko tapahtumassa tai messuilla luvassa jotain täysin uutta? Tuodaanko siellä esille tuoteuutuus tai tutkimustulos? Tee asiasta mediatiedote ja kutsu myös media paikalle, jos se sopii tapahtuman luonteeseen.

  4. Sovi viestinnästä järjestäjätahon kanssa. Jos kyse on messuista, ole yhteydessä messuorganisaatioon: mitä viestintäkanavia heillä on, saako tapahtumaan kutsua mediaa, voiko järjestää oman mediainfon tai onko luvassa koko tapahtuman mediapäivä?

  5. Viesti myös sisäisesti. Kerro ajoissa tapahtumasta, sen sisällöstä ja tavoitteista sisäisesti. Voit saada hyviä uusia ideoita, palautetta asiakkailta sekä henkilökunnan innostumaan tapahtumasta. He voivat jakaa kutsua henkilökohtaisesti eteenpäin sidosryhmille.

  6. Suunnittele materiaalit ajoissa. Mitä kaikkea tarvitaan? Onko messuosasto suunniteltu, onko se houkutteleva? Tarvitaanko tapahtumassa ohjelmalehtistä tai voiko ohjelman katsoa linkin tai QR-koodin kautta puhelimesta? Millainen on tapahtumakutsu? Tarvitaanko esitteitä, esityksiä, videoita tai muuta materiaalia? Kuka vastaa, että materiaalit ovat saatavilla ajoissa?

Joskus aika ei riitä kaikkien asioiden ratkaisemiseen. Silloin voit pyytää apua meiltä.

Lue myös vinkkilistani tapahtumien järjestelyihin.

Kirjoittanut Anna Koivisto
Tilaa uutiskirje